La gestión de documentos es el aspecto más importante de una empresa digital, por lo que las estrategias de automatización de oficina en las empresas deben girar en torno a una gestión de documentos rentable y segura.
Para empezar, las empresas deben centrarse en los siguientes cuatro elementos, que en virtud de sus funciones, pueden considerarse como los cuatro pilares de la gestión de documentos.
Las empresas de hoy prosperan con los datos. Con millones de TB de datos generados todos los días, la tarea de almacenar, archivar y recuperar se convierte en una preocupación importante en las empresas. Mientras que las grandes empresas abordan el problema mediante la creación de centros de datos internos, las medianas y pequeñas empresas lo encuentran poco práctico, principalmente debido al costo y las complejidades asociadas con la administración interna. El almacenamiento basado en la nube se ha convertido en el camino a seguir para abordar el dilema del almacenamiento en las PYMES. Cloud no solo elimina el gasto de capital asociado con los centros de datos internos, sino que también apoya las iniciativas de movilidad en las empresas. Con Cloud, puede enviar y recuperar datos a través de una plataforma de almacenamiento común, que está asegurada y administrada por los principales proveedores de servicios de TI. Entre las muchas otras ventajas, el almacenamiento en la nube también le permite integrar tecnologías de gestión de documentos líderes en la industria como Dropbox, Box, Google Drive, OneDrive, Concur, entre otras.
Las aplicaciones móviles le permiten realizar todas sus tareas de administración de documentos mientras está en movimiento. La impresión, el escaneo y la conversión de archivos OCR se han convertido en partes integrales de estas aplicaciones. El concepto Imprimir desde cualquier lugar le permite a usted y a miles de sus colegas imprimir en cualquier impresora local, desde cualquier plataforma. El entorno de nube integrado también le permite compartir documentos en una plataforma de almacenamiento segura, lista para recuperar o compartir en cualquier momento. No solo eso, las aplicaciones de impresión móvil también le permiten escanear un documento en papel y convertirlo a un formato de archivo editable y con capacidad de búsqueda. Las aplicaciones de impresión móvil están diseñadas para admitir una variedad de plataformas de sistema operativo y todos los formatos de archivo populares. Las soluciones líderes en la nube también prometen un tiempo de actividad del 99.9% y cero pérdidas de datos.
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En el contexto de la gestión de documentos, la colaboración ha ampliado su alcance para incluir la automatización de procesos, la gestión de registros, la integración de Office, las aplicaciones móviles y más. Con la automatización de procesos, las organizaciones pueden optimizar el flujo de documentos, optimizándolos para una mejor entrega del proceso. La gestión de registros permite a las empresas almacenar y archivar registros para que puedan cumplir con el cumplimiento y minimizar los riesgos. Con la integración de Office, obtienen la plataforma de documentos líder de la industria integrada en su software heredado.
La movilidad también conlleva enormes desafíos de seguridad para las organizaciones. Los dispositivos propiedad de los empleados, que ejecutan una amplia variedad de plataformas, aplicaciones y tecnologías de hardware, plantean enormes desafíos de gestión. Garantizar la seguridad de los datos empresariales se ha vuelto crítico en este escenario. Gracias a los avances en la administración de dispositivos móviles, hoy las organizaciones pueden manejar de forma segura sus entornos BYOD y mantener la integridad de sus negocios. Con las principales tecnologías de administración de dispositivos móviles, obtiene un control centralizado de los documentos y repara los servicios cuando es necesario. Además, le permite actualizar el software y el firmware mientras viaja.
Los beneficios comerciales de la automatización de oficina, y la gestión de documentos en particular, son visibles en muchos frentes. Los documentos virtuales eliminan el trabajo manual asociado con el manejo de documentos impresos. Las tecnologías móviles mejoran la productividad de la fuerza laboral. Al proporcionar acceso instantáneo a los documentos, estas tecnologías han revolucionado la forma en que se realizan las tareas comerciales. Con comunicaciones y colaboración unificadas, las organizaciones pueden ahorrar tiempo y costos de logística. Mientras tanto, Cloud reduce el costo y la complejidad asociados con la administración interna de los recursos de TI. Por último, las soluciones de seguridad que vienen integradas con plataformas de gestión de documentos liberan a los líderes empresariales de los desafíos asociados con la pérdida de datos.
