¿Cómo manejas la gestión de proyectos en curso?

Para documentar las reuniones y los elementos de acción de seguimiento, ingresamos las minutas directamente en nuestra herramienta de gestión de proyectos, Wrike. (Descargo de responsabilidad completo: trabajo para la empresa)

De hecho, es posible crear una tarea e ingresar la información sobre la marcha con el editor colaborativo en vivo:

A medida que organizamos todo nuestro trabajo principalmente en Wrike, mantener la información de las reuniones en el sistema permite una mejor capacidad de búsqueda y un acceso más rápido para todos, en comparación con mantener todo en algunos archivos de texto desconectados o notas en papel.

La documentación de la reunión se comparte con todos los miembros del equipo involucrados en la reunión. Y las tareas individuales se crean a partir de los elementos de acción y, lo que es más importante, se vinculan desde las actas de la reunión. De esta manera, es fácil ver el progreso de cada tarea a medida que sucede y hay una visibilidad completa de los resultados de cada reunión.

Consecuentemente, prepararse para la próxima reunión es muy fácil. En general, recomiendo usar una herramienta para tomar las minutas de la reunión, así como para asignar tareas , idealmente un software que pueda hacer procesamiento de textos, así como gestión de proyectos y tareas.

Suponiendo que está hablando de un contexto tradicional de gestión de proyectos (no de desarrollo de software ágil):

• Organizar una PMT semanal (reunión del equipo de gestión de proyectos)
• Discuta los aspectos más destacados de la planificación:
  – Progreso
  – Retrasos
  – Impedimentos
  – Acciones tomadas para minimizar demoras y resolver impedimentos
  – ¿Qué se ha planeado para la próxima semana?
• Discuta los aspectos más destacados de los problemas:
  – Problema
  – Impacto
  – Acciones tomadas para analizar el problema y / o resolver el problema
  NB: los detalles de los problemas deben discutirse en una reunión de problemas o una discusión específica
• Discutir las acciones a tomar desde la perspectiva de PMT
• Discutir el estado de las acciones que se abordaron en las reuniones anteriores.
  – Estado
  – ¿Está a tiempo / si no?

• ¿Cuáles son las razones y qué se puede hacer al respecto?
• ¿Cuál es el impacto en el progreso del proyecto / en los resultados del proyecto?

Esta reunión debe organizarse semanalmente y tomar un máximo de 1 hora, preferiblemente menos.

Cuando tiene preparado el informe de la reunión de antemano, se tarda entre 10 y 20 minutos en finalizar el informe de la reunión inmediatamente después de la reunión, para que pueda enviarlo a los asistentes y ellos puedan dar su opinión el mismo día o el día siguiente y todos saben qué el estado es (también las partes interesadas que no asisten a la reunión de PMT, pero obtienen el informe) y qué acciones deben tomarse. Si está informado sobre la planificación y el progreso del proyecto y la mayoría de los problemas, la preparación de la reunión se puede hacer en aproximadamente 30 minutos.

Recomendaría usar Word para los informes de la reunión y Excel para obtener una lista de problemas. Excel también podría usarse para hacer un diagrama de Gantt de “resumen de gestión”. Pero, por supuesto, cuando utiliza una herramienta de gestión de proyectos, puede utilizar la planificación en esa herramienta para crear un resumen de gestión del estado de la planificación.

Ágil / Scrum

Cuando trabajas con agile / scrum, es totalmente diferente. Si ese es el caso, hágamelo saber en el comentario y le describiré cómo puede hacerlo en ese contexto.

Cuando trabajas en proyectos más largos con varias personas, es crucial crear un cronograma para delinear quién está haciendo qué y también para definir hitos con las revisiones y plazos de los clientes.
¡La mayoría de las veces, un software estructurado y fácil de usar lo ayudará a lograr y mantener su proyecto a tiempo y lo más importante dentro del presupuesto!
He estado trabajando con cientos de agencias de publicidad y muy a menudo utilizan el software de gestión de flujo de trabajo en línea | Publicidad | Diseño | Creativo | Function Point, Workamajig, Apps For the Business of Being Creative®, por nombrar algunos.

Estamos utilizando Dotmach como nuestra aplicación de gestión del trabajo. “Your Work Management Application” Dotmach es una aplicación unificada, le ayuda a organizar reuniones, compartir archivos, comunicarse y gestionar proyectos

El éxito continuo de cualquier función de gestión de proyectos, ya sea grande o pequeña, depende en gran medida de la implementación y la socialización / adhesión continua al Marco de gestión de proyectos (PMF): el kit de herramientas / habilitador de proyectos que incorpora fácilmente metodologías de gestión de proyectos Waterfall, Iterative y Agile .

Dentro de este marco, es importante crear y permitir el acceso a artefactos / plantillas de flujo de trabajo para aumentar la productividad para la colaboración del equipo. Si bien hay muchas maneras de facilitar una reunión, puede encontrar un gran valor en Rally’s: (Crear agendas de reuniones), donde encontrará guías de planificación que brindan información, listas de verificación y agendas para ayudarlo a prepararse para las reuniones. Además, Trello es una herramienta de colaboración gratuita que organiza sus proyectos en tableros. En un vistazo, Trello le dice en qué se está trabajando, quién está trabajando en qué y dónde está algo en un proceso. Siéntase libre de visitar ( http://Trello.com ) para obtener más información.

La reunión se puede dividir en 3 partes.

1. Plan: siempre tenga una agenda. ¿Quién necesita asistir? Es importante saber quién no necesita asistir. Cuánto tiempo debería ser.

2. Ejecutar: ejecuta la reunión. Cíñete a la agenda tanto como puedas. Tomar notas / seguimientos. Si la discusión se dirige a las tangentes, tráigala nuevamente a la agenda.

3. Seguimiento: registre y publique actas de reuniones para las personas que no se unieron para que estén al tanto. (Esto es bueno para su gerente si él / ella no asistió). Asigne elementos de acción para personas con una fecha. Haga un seguimiento de los elementos de acción antes de la próxima reunión y agregue estos elementos de acción de la reunión anterior como agenda para la próxima reunión.

Puede usar herramientas, pero nada supera la facilidad y la simplicidad de Excel. La práctica de preparar la agenda y registrar las actas es importante. Excel funcionaría bien. No es perfecto, pero casi todos tienen excelencia y saben cómo usarlo.

Durante un proyecto en curso uno necesita colaborar bien con el equipo. Todos los seguimientos y discusiones deben hacerse a tiempo. Esto se puede hacer con la ayuda de la herramienta de gestión y colaboración de proyectos. Puede usar proofhub para administrar un proyecto en curso. Echa un vistazo: https://www.proofhub.com

Aquí hay un artículo que lo ayudará a comprender claramente acerca de las herramientas de administración de proyectos. Esto será de gran ayuda para usted.
Por qué las reuniones pueden ser geniales
Herramientas de práctica de gestión de proyectos para el éxito