Bravo por pensar en lo que quiere que le digan sus finanzas antes de configurar todo.
LAS MALAS NOTICIAS
No podrá obtener el resultado deseado con solo tener un plan de cuentas como este que creé: SaaS B2B Company CoA . Pero, puede obtener el resultado que desea haciendo también los otros pasos que enumero a continuación.
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LAS BUENAS NOTICIAS
La clave para obtener el resultado deseado es complementar su uso de cuentas GL con categorías de seguimiento (en Xero) o seguimiento de clase (en QuickBooks). Sus categorías de seguimiento deben ser CoS, S&M, R&D y G&A. Siempre que tenga una transacción, la etiquetará con un GL * y * una categoría de seguimiento. Esto le permitirá generar posteriormente un estado de resultados que muestre los gastos asociados solo con S&M u otro (s) grupo (s) de costos. Luego tendrá las métricas cubiertas en el lado del costo. Para las métricas en el lado de los movimientos MRR (reservas, MRR total, abandono), debe complementar su sistema de contabilidad con un verdadero sistema de facturación de suscripción y considerar también agregar un sistema de informes dedicado orientado a las métricas SaaS . Me doy cuenta de que esto es mucho para asimilar, así que enumero los pasos a continuación para llegar a donde podrá extraer los KPI y generar estados financieros GAAP para una empresa SaaS.
PASOS A LA NIRVANA
- Use un sistema de facturación de suscripción real: complemente su sistema de contabilidad utilizando un sistema de facturación separado, como Stripe, Chargify o Recurly, para manejar la administración de su facturación de suscripción. Elija uno que le guste a usted y a su equipo de desarrollo de software. Manejar los matices de los planes de precios, los códigos de descuento, las actualizaciones, las rebajas, los diferentes términos de suscripción y los diferentes métodos de pago van mucho más allá de los sistemas de contabilidad. Incluso si planea vender a clientes de grandes empresas, el uso de un sistema de facturación desde el primer día puede simplificar enormemente su capacidad de escalar . Confía en mí esta vez. ¡He sufrido mucho para aprender la forma correcta de hacerlo!
- Use un sistema de contabilidad con una buena API: al igual que los sistemas de contabilidad no son adecuados para manejar la facturación por suscripción, los sistemas de facturación solo pueden manejar el lado de facturación del negocio. También necesita un sistema de contabilidad para manejar los gastos, la consolidación de datos de diferentes sistemas e informes. He utilizado muchos sistemas de contabilidad que abarcan toda la gama, desde instalado hasta basado en la nube y desde Peachtree y QuickBooks a Softrax y NetSuite. Después de reflexionar sobre cuál funcionó bien, recomiendo Xero . Sin dudas, es un placer trabajar con Xero y tiene la potencia suficiente para durar un tiempo. Además, dado que usará un sistema de facturación de suscripción por separado (ver arriba), una buena parte del trabajo pesado se descargará de Xero, por lo que su mayor fuente de dolores de crecimiento en cuanto a contabilidad ya estará en un sistema dedicado . Puede decidir que las entradas de ingresos individuales asociadas con cada cliente se vuelvan a publicar en su sistema de contabilidad (a través de la API) o simplemente publique las entradas mensuales agregadas y deje la copia de seguridad detallada en su sistema de facturación de suscripción. De cualquier manera funcionará.
- Use códigos de seguimiento en su sistema de contabilidad: Xero los llama categorías de seguimiento [1]. QuickBooks los llama seguimiento de clase. En cualquier caso, son una dimensión adicional que puede aplicar a una transacción . Esto significa que puede etiquetar un gasto, digamos comidas y entretenimiento, con un grupo de costos, como S&M. Luego, cuando desee ver todos los gastos asociados con S&M en un período determinado para poder calcular su CAC, su sistema de contabilidad podrá proporcionar la respuesta sin una gran cantidad de manipulación en Excel. Publiqué algunas capturas de pantalla al final de esta respuesta para ayudarlo a configurar y usar las categorías de seguimiento.
- Configure su plan de cuentas: configure su plan de cuentas para que tenga la granularidad suficiente para manejar futuras necesidades de informes, pero resista la tentación de tener cientos de cuentas. Aquí hay una hoja de Google que hice que enumera un plan detallado de cuentas para una empresa SaaS B2B : SaaS B2B Company CoA . Es un trabajo en progreso, así que continuaré actualizándolo, pero debería ser lo suficientemente bueno en este momento para ayudarlo.
- Considere complementar con un sistema de informes: los sistemas de facturación tienen su propio conjunto de informes integrados, pero la calidad y la utilidad de sus informes parecen variar y / o dejar algo que desear. Para apuntalar esta brecha, considere agregar un sistema de informes como ChartMogul a la mezcla. Una vez que lo haya conectado a su sistema de facturación, su sistema de informes utilizará los datos del sistema de facturación para informarle su MRR actual, su LTV (al menos una estimación de ello utilizando ARR), su rotación y otras métricas derivadas de las reservas y MRR. Para algunas métricas como el verdadero LTV [2] (usando la ganancia bruta recurrente en lugar de los ingresos recurrentes), es posible que deba realizar alguna configuración e integración adicionales, ya que su margen bruto residirá en su sistema contable.
RETOS POTENCIALES
Aún puede encontrarse con desafíos incluso mientras usa categorías de seguimiento. Sin embargo, debe poder encontrar su propia solución para estos y otros desafíos.
- La ejecución de un estado de resultados de varios períodos con varias columnas para diferentes períodos (meses, trimestres, etc.) podría hacer que su sistema de contabilidad ignore su categoría de seguimiento para la presentación. Esto dará como resultado que su estado de resultados tenga solo cuentas GL en el lado izquierdo del estado de resultados en lugar de mostrar grupos de gastos operativos desglosados de esta manera:
- Si ejecuta su estado de resultados sin filtrar las categorías de seguimiento, su margen bruto puede ser mayor que con las categorías de seguimiento. Si está asignando mano de obra a sus diferentes grupos de costos (no es un proceso difícil), este será el caso. La razón es que tendrá mano de obra asociada con el costo de ventas (por encima del margen bruto) cuando se filtren las categorías de seguimiento, pero no habrá mano de obra en el costo de ventas cuando solo use cuentas GL para la presentación.
AYUDA ADICIONAL: CONFIGURACIÓN Y USO DE CATEGORÍAS DE SEGUIMIENTO
He publicado capturas de pantalla a continuación para configurar y usar categorías de seguimiento en Xero. Xero tiene más información sobre el seguimiento de categorías en su Centro de ayuda. QuickBooks Online Plus tiene seguimiento de clases, pero solo tengo acceso al plan base (consulte estas preguntas y respuestas para obtener más información sobre cómo configurar el seguimiento de clases en QuickBooks). Aun así, ahora debe conocer la esencia general de qué son los códigos de seguimiento y cómo usarlos en cualquier sistema de contabilidad.
EDITAR: Me di cuenta de que aunque mi respuesta está completa, debería haber liderado con el plan de cuentas y luego expandirme. Por lo tanto, arreglé la respuesta para vincular a un plan de cuentas que utilizo con empresas B2B SaaS.
Notas al pie
[1] Configure categorías de seguimiento para monitorear diferentes áreas de su negocio
[2] SaaS Metrics 2.0 – Definiciones detalladas
