La intención es que nada se caiga cuando esta persona se vaya. Necesita un lugar para capturar lo que hacen, qué información se necesita para las tareas y quién es la persona a la que recurrir para esa tarea cuando se van.
Un buen lugar para comenzar es hacer que el empleado haga una lista de lo que hace a diario. Haga una lista y no se preocupe por ser demasiado granular. Simplemente sáquelo y mantenga la lista abierta o un papel con él en todo momento para capturarlo. Este no es un momento para editar. Además, considere qué tareas deben realizarse con menos frecuencia (copias de seguridad anuales, etc.)
Luego, agrupe las tareas por algún elemento común como la función del trabajo, la frecuencia, lo que tenga sentido. Edite qué tareas no son necesarias.
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Por último, asigne cada tarea a alguien nuevo, luego obtenga el acuerdo de la nueva persona. Incluso puede considerar crear una persona interina para manejar si no hay una nueva contratación de inmediato.
A partir de aquí, será evidente qué transferencia de conocimiento adicional se necesita (contraseñas, procedimientos operativos estándar, capacitación, etc.) para garantizar una transición lo más fluida posible.
