Las empresas o los empleados tienen que compartir muchos archivos para ejecutar negocios. Se enfrentan a muchas restricciones para compartir dichos archivos físicamente. Tal vez los archivos son demasiado grandes para USB, o tomaría mucho tiempo compartir archivos por medios físicos. Como muchas empresas ahora se encuentran en diferentes partes del mundo, compartir documentos importantes físicamente puede no ser viable.
En estas condiciones, las empresas y los empleados están adaptando cada vez más la nube como un medio para compartir archivos. Pero, al ser un método relativamente nuevo para compartir archivos, no hay mucha conciencia sobre los diferentes aspectos del uso compartido en la nube y su administración.
Ante todo,
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Las empresas tienen que proporcionar medios seguros para compartir.
Con una gran cantidad de recursos para compartir en la nube, como Dropbox, Box, etc., disponibles, los empleados se inclinan a usarlos a menos que las empresas les brinden opciones seguras para compartir archivos en la nube a nivel de la empresa.
El problema con el uso de las opciones populares es que abrirá vías para riesgos de seguridad. Sin un sistema estándar, los empleados abrirían cuentas con diferentes proveedores no supervisados. Los empleados pueden usar estos servicios de nube privada para compartir datos altamente confidenciales o confidenciales. Tener dicha información fuera del control de una organización la pone en riesgo.
La situación empeora aún más si usan las mismas contraseñas que usan para la cuenta de correo electrónico de la compañía u otras cuentas. Todo esto presentaría desafíos en la administración de la nube para los administradores de TI.
Pero, ¿qué pasa si la compañía planea usar nubes privadas?
Bueno, si esa es la opción, lo menos que puede hacer es informar a sus empleados sobre los riesgos. Una forma sencilla de hacerlo es mediante la realización de sesiones de capacitación por parte de expertos en gestión de la nube.
Hay cosas menores que los empleados pueden pasar por alto al usar nueva tecnología. Como marcar una casilla de verificación aquí y allá, esto podría marcar la diferencia. Los empleados pueden aprender la importancia de estas cosas de las sesiones de capacitación. Dichas sesiones son rentables y ayudan a los empleados a usar el intercambio de archivos a través de la nube de la forma en que se supone que deben hacerlo, en lugar de seguir lo que hacen en casa
Al estar inundado de datos, es bastante normal que los empleados piensen que ya no hay datos seguros. Pero con el tipo correcto de conocimiento, podrían comprender que la nube es muy similar a otros métodos de alojamiento.
¿Qué dicen las empresas que han adoptado la nube?
Según ellos, si bien el almacenamiento y la administración en la nube pueden ser un punto problemático, aún tienen muchos beneficios. Las finanzas son un aspecto importante ya que se elimina la necesidad de servidores físicos locales. Luego están las ventajas de la fácil accesibilidad con cualquier dispositivo, la simplicidad de uso, el intercambio de archivos sin VPN y también la copia de seguridad a través de la sincronización de archivos.
Cloud ciertamente hace que compartir archivos sea mucho más fácil que antes. Pero para que sea eficaz y seguro, las empresas deben tener políticas claras para protegerlas del riesgo potencial. Al mismo tiempo, no es la mejor idea rechazar el uso de la nube por completo, dados los beneficios que proporciona.
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