Veo un mensaje que sugiere que Excel no se puede usar para el análisis de datos, lo cual no es del todo cierto. Sin embargo, es necesario que haya un equilibrio. Todo depende de cuál sea su fuente y qué salida final se requiere. En mi caso, mis “clientes” eran directores y contadores calificados que querían cosas como un libro de trabajo que contenía hojas para unos 40 o más departamentos, con hojas de resumen a nivel de Área y Grupo. Eran básicamente profesionales con poco conocimiento o deseo de conocimiento de Excel. Espero que esto ayude.
Francamente, descubrí que el uso de tablas Pivot y un poco de VBA generalmente era todo lo que necesitaba. Excel es capaz de hacer mucho trabajo, rápido.
Trabajé para grandes empresas de telecomunicaciones del Reino Unido durante 2 años en el Departamento de Finanzas haciendo informes financieros que implican millones de registros y millones de libras. Automaticé la producción de estos informes usando VBA. Un requisito importante era la necesidad de poder reestructurar los datos como resultado de numerosas adquisiciones y reorganizaciones que cambiaron la estructura de la empresa, como a nivel de Grupo, Áreas, Regiones y Directores. Los datos mensuales anteriores tuvieron que volver a emitirse en la nueva estructura para Year To Date. Aunque “no calificado”, mis habilidades me permitieron sobrevivir a muchas situaciones de redundancia, a veces a intervalos de 6 meses.
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En mi día estaba limitado por las 65.536 filas de Excel. Así que usé MS Access para mayores cantidades de datos. Hoy en día, una hoja de trabajo probablemente podría manejar cualquier cosa que necesite. Una gran ventaja fue la capacidad de acceder a las bases de datos corporativas y usar cosas como Essbase e Hyperion Pillar para extraer subconjuntos de datos. Más tarde, mis consultas se automatizaron centralmente. No necesitaba descargar todos los campos de cada registro.
Un requisito principal era tener la facilidad de “Profundizar” para encontrar registros individuales que formaran un total particular haciendo doble clic en él. Por lo tanto, tuve que ocultar los datos sin procesar en el libro de trabajo, y usé Tablas dinámicas ocultas para analizar los datos. Usé macros para hacer eso. Podría haberlo hecho de otra manera, pero eso funcionó muy bien. En ese nivel, Excel es muy rápido. Por lo general, podía proporcionar los informes del mes anterior el primer día del mes siguiente. Estos no fueron reparados en ese momento. Hubo un proceso durante varios días en el que los números fueron “ajustados”, y se requirieron más informes actualizados. (Si le pide a un contador que elabore un informe, él / ella le dirá “¿Qué quiere que muestre?”)
Verá que se requería una gran flexibilidad que no siempre se puede lograr a nivel de datos corporativos, que cubre más de un departamento. También hubo la necesidad de un alto nivel de urgencia y “labor” durante los primeros días de cada mes.
Como ejemplo de lo que se puede hacer en Excel, una vez que alguien más me dio un trabajo que no podía comenzar hasta el último día de un mes a las 5:30 p.m. cuando los “libros” estaban cerrados. Se requería calcular un diario de Excel para cargarlo en la base de datos principal. El primer mes no me fui a casa hasta las 10 de la noche. Poco a poco, durante un par de meses, lo automaticé para poder salir a las 6:15. La mayor parte del tiempo se tardó en descargar los datos de la base de datos corporativa de Oracle. Tuve que usar MS Access para comenzar este, y luego resumir más en Excel, debido al volumen de datos. Fácil.
No lo sé hoy en día, pero un gran problema solía ser que las descargas a menudo tenían registros corruptos y eran básicamente texto (incluso los números que tenían que convertirse).
