¿El modelo Cloud ERP es más rápido y económico de implementar? La tecnología cambia la vida futura

He sido propietario de empresas de software ERP que proporcionaron soluciones ERP tanto locales como basadas en la nube. Si bien muchos dicen que la nube es mucho más rápida de implementar … esa no es mi experiencia en un gran nivel de magnitud. Al final del día, la infraestructura interna es realmente la única diferencia. Todo lo demás … el mapeo, el flujo del proceso, las pruebas, la capacitación, etc. es prácticamente lo mismo.

Soy autor de un libro sobre la selección de ERP y voy a incluir aquí el Capítulo 12 que hace una comparación de las 2 plataformas … espero que ayude …

Capítulo 12

En casa o fuera de casa

Este es probablemente un buen lugar para tener una discusión sobre la determinación de si su empresa debe buscar una solución local frente a una solución basada en la nube. Como el título de este libro implica, el autor siempre difiere de las conclusiones de “sentido común” por encima de las conclusiones verdaderamente técnicas. Los detalles técnicos son importantes, pero los objetivos generales pueden perderse muy rápidamente en la maleza del pantano de detalles técnicos que acompañan a la industria informática. A riesgo de ser un cliché, si necesita tomar su temperatura, tomará cualquiera de varios tipos de termómetros y tomará su temperatura. El objetivo es obtener un número, ya sea 98.6 o 102.3. Según ese número, tomará medidas (o no) según los datos. La tecnología detrás del termómetro que hace que empuje el mercurio por un tubo o cree una lectura digital no es realmente una preocupación siempre que el dispositivo haya demostrado ser confiable.

A medida que busque sistemas, escuchará términos como nube, SAAS, hospedado y muchas veces escuchará que se usan indistintamente. Este libro no pretende explorar y definir las diferencias técnicas entre estos términos. Obtendremos una visión muy rápida de lo que significan estos términos, pero lo más importante es que exploraremos lo que realmente necesita saber para tomar una decisión sobre dónde instalar su sistema.

¿Qué es la nube? La nube realmente solo se refiere al ecosistema conocido como internet. Es realmente así de simple. Un sistema basado en la nube en su núcleo es un sistema que utiliza Internet como parte de su mecanismo de entrega a los usuarios. Lo que crea confusión muchas veces es que no entendemos que todos los componentes de un sistema informático local también existen en un sistema basado en la nube. Hay un servidor, RAM, almacenamiento, un sistema operativo, aplicaciones de usuario, etc. Ninguno de estos elementos cambia solo porque tiene una solución basada en la nube. Alguien todavía tiene que hacer una copia de seguridad de los datos todas las noches, realizar actualizaciones del sistema y proporcionar monitoreo del rendimiento. Los componentes del sistema son los mismos y los servicios requeridos son los mismos. Los únicos factores determinantes son dónde residen estos componentes y quién realizará los servicios.

Software as a Service (SAAS) es cuando un proveedor entregará acceso a su software a través de Internet como un servicio basado en suscripción. Por lo general, mantendrán las copias de seguridad de datos y el mantenimiento del sistema, sin embargo, a veces los usuarios realizan esto por su cuenta. Un ejemplo simple de un proveedor SAAS sería un servicio de correo electrónico como Yahoo o Google. Proporcionan un programa de software que permite a los usuarios enviar, recibir y administrar correos electrónicos y proporcionan estos programas a través de Internet (Cloud). Entonces, por definición, un servicio de correo electrónico es un SAAS, pero técnicamente también está basado en la nube porque el mecanismo de entrega es Internet.

Finalmente, escuchará el término “alojado”, que es donde un proveedor puede alojar su servidor en una instalación segura con servidores de respaldo redundantes y alimentación. Aún tendrá acceso a su servidor a través de Internet, pero es suyo; solo está dejando que sea alojado por otra persona.

Alejémonos del mundo tecnológico por un minuto. Pensemos en un rancho de caballos donde el propietario opera un rancho de caballos completamente funcional, pero también abordan caballos para otros. Hay varias cosas que pueden suceder en este rancho:

• Todo lo que allí se consideraría “rancho”, similar a la “nube”

• Podrías ir allí y alquilar un caballo e ir a pasear por su propiedad durante unas horas a cambio de una cantidad de dinero. Proporcionarían el servicio de equitación como “equitación como servicio” (RAAS), que sería análogo a SAAS.

• Finalmente, puedes pagarles para que te permitan subir a tu caballo en su rancho. Sería tu caballo, pero podrías vivir en un área metropolitana donde el espacio es limitado y estás ocupado durante la semana. Ellos se encargarían de alimentar, limpiar y cuidar a su caballo, o de otra manera están “hospedando” su caballo.

Alejándose de lo que significan estos términos, este capítulo es un “termómetro” sobre la cuestión de si su empresa debería estar buscando una solución basada en la nube (incluye SAAS y alojada) o local. Puede usar métodos prácticos para determinar rápidamente qué podría ser mejor y es probable que un análisis rápido le sirva tan bien como un estudio de consultoría costoso y prolongado. Existen varios factores clave para determinar dónde se debe instalar su sistema. Por supuesto, con cualquier decisión, hay excepciones, pero las siguientes pautas acomodarán el 99% de los escenarios.

Disponibilidad de Internet: probablemente el factor más crítico es Internet. Dado que los sistemas basados en la nube dependen de una buena conexión a Internet (o una en absoluto), este es el lugar para comenzar. La mayoría de las ubicaciones industriales tienen acceso a disponibilidad de Internet de alta velocidad y confiable (¡énfasis en la confiable!). Dicho esto, si tiene una instalación en el medio del país agrícola, es muy posible que encuentre que no hay una conexión confiable disponible. Si no puede obtener una conexión de Internet confiable a su ubicación, entonces la discusión para su empresa ha terminado … está instalando en las instalaciones.

Número de usuarios: la mayoría de los lectores de este libro probablemente tengan menos de 50 usuarios en su sistema, sin embargo, debe tenerse en cuenta que cuantos más usuarios tenga, más atractivo será instalarlo en las instalaciones. Muchos estudios mostrarán un beneficio de costos para alrededor de 50 usuarios donde menos de ese número resultaría mejor para los sistemas basados en la nube y mayor que ese número podría favorecer una solución local. Si bien no presentaremos gráficos y cuadros aquí para demostrar el punto, hay una gran inversión inicial en un sistema local que parece costoso (por usuario) en los primeros años (particularmente con un bajo número de usuarios) y con el tiempo, estos gastos, por usuario, a medida que se expande el tiempo y aumenta el número de usuarios.

Este autor argumentaría la declaración de 50 usuarios. Si tiene un requisito actual para menos de 25 usuarios, y no ve que ese número crezca dramáticamente, entonces la Nube podría ser atractiva. Si tiene más de 25 usuarios o está creciendo rápidamente, es posible que desee considerar buscar en las instalaciones o una solución alojada. Consulte el capítulo Costo de propiedad para ver algunos escenarios comunes de cómo los costos operativos de las distintas plataformas varían durante un período de 10 años. Hay muy pocos (si los hay) proveedores que puedan ofrecer un sistema basado en la nube, incluso cerca del costo de un sistema en las instalaciones cuando el recuento de usuarios supera los 25.

Personalización: si su sistema requerirá una gran cantidad de personalizaciones, es posible que esté limitado en la cantidad de soluciones basadas en la nube que pueden (o proporcionarán) económicamente estas personalizaciones y el soporte y las actualizaciones necesarias para asegurarse de que el sistema lo haga No volverse rancio.

Aplicaciones de terceros: si necesita una aplicación de terceros específica que no admite integraciones a sistemas basados en la nube, esto podría afectar su decisión. No todos los proveedores de software tienen una versión basada en la nube o compatible con la nube. Digamos que usted era un distribuidor farmacéutico y necesita usar una aplicación de terceros requerida según lo ordena la DEA, y luego imaginemos que esta aplicación no funcionaría en sistemas basados en la nube. Esto sería un factor en su decisión.

Talento interno: uno de los factores de costos clave de cualquier sistema es la mano de obra para operar y mantener el sistema. Esto podría influir en su decisión, pero generalmente este no es el factor determinante. Si su negocio es de una naturaleza que ya requiere un poder de cómputo interno significativo y el talento necesario para mantenerlo, puede inclinarse hacia soluciones internas. Las empresas de ingeniería, diseño y similares ya tienen importantes inversiones internas y generalmente tienen el talento para acompañarlo. Para la mayoría de las empresas, sin embargo, este no es el caso y los requisitos de mano de obra para ejecutar realmente las aplicaciones deberían ser muy similares entre plataformas. Los sistemas basados en la nube pueden ahorrar muchos costos de mano de obra y problemas, ya que todo su servidor y plataforma operativa se administran por usted e incluso en la mayoría de los casos, el proveedor incluso realiza sus copias de seguridad diarias. Después de señalar los puntos anteriores, debe tenerse en cuenta que nuestra empresa ERP afiliada tiene todos los recursos en el mundo para mantener nuestro sistema, pero aún así hemos elegido ejecutar nuestro ERP en la nube. Este gerente quiere que el personal se concentre en los clientes y no en problemas técnicos internos, por lo que elegimos ejecutar en la nube.

Seguridad de datos: muchas empresas deciden no utilizar sistemas basados en la nube basados en problemas de seguridad de datos. Esto se está convirtiendo en un problema menor a medida que una generación más joven de usuarios de tecnología se está moviendo a puestos gerenciales dentro de las empresas. Con educación y sistemas de seguridad más avanzados, el problema de la seguridad de los datos se está volviendo menos problemático. Para no descartar por completo el peligro de los riesgos de seguridad de los datos, existen precauciones que deben tomarse para proteger los datos de una empresa, sin embargo, la mayoría de las veces encontramos que dentro de una empresa pequeña se toman muy pocas precauciones para proteger incluso los sistemas de papel.

La realidad estadística es que los sistemas locales son atacados más del doble que los proveedores de infraestructura. Los hackers son de naturaleza oportunista y a menudo encuentran debilidades en los sistemas locales mucho antes de que lo hagan dentro de los grandes proveedores de alojamiento. Muchos usuarios confunden la idea de que “control” equivale a seguridad, por lo que tienen una falsa sensación de seguridad si sus datos residen en la empresa. Sin embargo, piénselo, ¿puede una pequeña empresa proporcionar las capas de seguridad necesarias para proteger sus datos y luego mantener esos sistemas actualizados contra los ataques diarios de los piratas cibernéticos? Los grandes proveedores de la nube gastan decenas de millones de dólares para proteger los datos de sus clientes, por lo que solo tendría sentido que un pequeño fabricante o distribuidor nunca pueda proporcionar el nivel de seguridad que viene con un proveedor de alojamiento que genera mil millones de dólares al año en ingresos.

Más allá de la realidad técnica de la seguridad de los datos, estos argumentos son a menudo de naturaleza más filosófica que lógica. La generación anterior (en realidad, mi generación) se siente más segura con lo que ven, oyen y sienten. Les gusta el ladrillo y el mortero versus los negocios virtuales. Les gusta ver a los empleados trabajando en su ubicación en lugar de trabajar desde casa y les gusta ver las luces parpadeantes en sus computadoras en lugar de acceder a una aplicación alojada. Este escritor no tratará de ganárselos, el tiempo lo hará de forma natural ya que los sistemas basados en la nube serán cada vez más viables con el tiempo, sin embargo, me gustaría abordar un par de los temores que se fundamentan y cómo uno podría sortearlos miedos

Uno de los argumentos en contra de la nube es el temor de que una empresa (proveedor de la nube) vaya a la quiebra, y si eso sucediera, ¿cómo podrían recuperarse los datos? Vale la pena discutir esto. Digamos que un pequeño fabricante se suscribió a un sistema basado en la nube y funcionó bien durante un par de años y luego, una mañana, ¡intentaron iniciar sesión en el sistema y el sistema desapareció! Ahora, con suerte, según los capítulos anteriores sobre cómo examinar a los proveedores, esto nunca sucedería, pero la preocupación es válida, ¿qué puede hacer una empresa para protegerse? También he escuchado la preocupación de que si se atrasan en los pagos, el vendedor podría cortarlos y retenerlos hasta que paguen las facturas. ¡Sin comentarios! Esto es verdad. ¡Ellos podrian!

La respuesta a estos dilemas está en las negociaciones iniciales con los proveedores y proveedores de la nube, y aunque hay demasiadas variables para discutir aquí, lo siguiente debe negociarse y desarrollarse contractualmente con los proveedores en la medida de lo posible. Si el proveedor no proporciona términos satisfactorios, incluso podría ser que tenga que mudarse a otro proveedor.

• Verifique dónde y con quién se aloja el software. Hay muy pocos proveedores de software que tengan su propia nube. Por lo general, tendrá un gran proveedor de la nube donde se aloja su software. Asegúrese de que ese sea el caso y de que el proveedor de alojamiento sea un proveedor de clase mundial que cumpla con todos los requisitos de seguridad y redundancia actuales.

• En los contratos, busque o negocie términos que:

o Indique que los datos en sí son suyos, no los vendedores.

o En caso de falla de la compañía, los datos serán recuperados y entregados a usted

o Que el uso de los programas y datos no se retendrá en base a ningún evento sin períodos de curación significativos (al menos 90 días)

También hay otra precaución que puede tomar. Existen varias compañías de respaldo de datos basadas en la nube que son independientes de los proveedores de la nube y los proveedores de ERP. Pueden respaldar sus datos de manera invisible y constante en un lugar neutral bajo su control total. Algunos de ellos incluso tienen la capacidad de hacer una copia de seguridad de los datos en un dispositivo pequeño del tamaño de un teléfono móvil a diario. Ese dispositivo puede estar en su oficina, hogar o donde se sienta cómodo.

Ahora tener solo los datos es solo el comienzo. Sería una gran interrupción para su empresa si los programas para ejecutar su empresa no estuvieran disponibles, pero tener los datos en un formato limpio y legible es una gran protección contra la calamidad total. Como mínimo, hable con sus proveedores potenciales sobre estos problemas. Cada uno de ellos ha escuchado estos argumentos muchas veces antes y debe poder abordar estas preocupaciones de una manera que lo haga sentir cómodo.

Flujo de caja: este podría ser uno de los factores más importantes en la decisión de una empresa de ir a las instalaciones oa la nube. Las implicaciones de flujo de efectivo a corto plazo para una empresa pueden ser bastante extremas de una plataforma a otra. Con los sistemas locales, hay muchos gastos iniciales que requieren mucho efectivo, mientras que con un sistema basado en la nube los costos se distribuyen con el tiempo.

Tomemos un ejemplo hipotético de una empresa que necesita un sistema de 10 usuarios. Para el ejemplo, usaré números de un proveedor de ERP sin nombre pero de buena reputación donde sé lo que cobran por sus sistemas. Sin entrar en detalles demasiado profundos, echemos un vistazo a los gastos iniciales del modelo en las instalaciones.

Hardware y plataforma – $ 20,000

Software ERP – $ 30,000

Servicios de implementación – $ 20,000

Total $ 70,000

Por lo tanto, el costo inicial es de $ 70,000 y la tarifa de mantenimiento de soporte continuo sería de aproximadamente $ 500 por mes.

Suscribirse a ese mismo sistema en la nube sería de aproximadamente $ 2400 por mes y el único gasto inicial serían los servicios de implementación. Examinaremos el efecto a largo plazo de estos números más adelante, pero a veces las empresas están creciendo a un ritmo en el que su flujo de efectivo disponible va a impulsar el crecimiento y el inventario, por lo que la oportunidad de conservar el flujo de efectivo puede cambiar fácilmente su decisión.