1. Agregar accesos directos al menú superior
Hay muchas herramientas que siempre deseamos tener a solo un clic de distancia, pero sobre todo tenemos que hacer más de un par de clics y también un poco de búsqueda para llegar a la herramienta que deseamos usar. Si miramos la esquina superior izquierda de nuestra ventana de Excel, veremos un pequeño icono de Excel, a lo largo del cual habrá 3 iconos pequeños, uno de ellos representando Guardar, y los otros 2 son deshacer y rehacer.
Estos son los accesos directos que Excel proporciona para nuestra facilidad, la otra cosa que proporciona Excel es la opción de poner más accesos directos en este lugar. Para este propósito, debe hacer clic en una flecha a la derecha de deshacer y rehacer que dice Personalizar barra de herramientas de acceso rápido cuando pasa el cursor sobre ella.
Al presionarlo, tendrá la opción de seleccionar la herramienta que desea agregar a su barra de herramientas de acceso rápido (el lugar en la parte superior izquierda donde están presentes guardar, deshacer y rehacer). Por ejemplo, si hacemos clic en la opción ‘Nuevo’, obtendremos el icono para crear un nuevo archivo en nuestra barra de herramientas.
2. Agregar líneas diagonales
Podemos agregar líneas diagonales en nuestras celdas mediante un método simple de formato que Excel permite. Para esto, todo lo que tenemos que hacer es seleccionar una celda en la que deseamos agregar una línea diagonal, al seleccionar la celda tendremos que abrir las opciones haciendo clic derecho con el mouse. En las opciones tendríamos que hacer clic en la opción de Formato de celdas.
Cuando hacemos clic en la opción Formatear celdas, veremos un cuadro de diálogo en el que tendremos que hacer clic en la opción de borde, resaltada en rojo, en la tira superior. Luego podemos hacer clic en la otra opción resaltada que nos muestra el formato de una línea diagonal en la celda, hay otra en el cuadro de diálogo que puede encontrar por su cuenta.
Presionando ok después de seleccionar la línea diagonal como el estilo del borde creará una línea diagonal en la celda en la que pretendemos poner nuestra línea diagonal. Para agregar texto arriba y debajo de la línea diagonal, necesitaremos ingresar algo en la celda y luego presione Alt + Entrar para llevarlo a la siguiente línea, y luego escriba algo más en la segunda línea que necesitemos debajo de nuestra línea diagonal. Un inconveniente aquí es que tendremos que ocuparnos de la alineación de nuestro texto sobre y debajo de la línea diagonal usando la barra espaciadora.
3. Mover y copiar datos hacia y desde las celdas. (usando arrastrar y soltar junto con Ctrl)
Cada vez que escribimos algo en una celda en Excel, siempre podemos cortarlo de un lugar a otro haciendo primero clic derecho en la celda y presionando cortar, y luego pegándolo en otra celda. Otro método eficiente para hacer lo mismo es usar el método de arrastrar y soltar. Todo lo que necesita hacer para esto es ir a la celda que desea mover y colocar el cursor en el borde de esa celda, esto hará que aparezca un símbolo con 4 flechas apuntando en todas las direcciones (este símbolo significa que ahora puede seleccionar la celda y luego moverla a donde desee).
Si ahora hace clic en este símbolo y lleva el cursor a otra celda sin dejar de presionarlo, verá que algo viene junto con el cursor. Finalmente, si va a una celda diferente y suelta el cursor, verá que el contenido de las celdas se habría movido a la nueva ubicación.
Hasta ahora discutimos cómo podríamos mover datos de una celda a otra, otra función que usamos bastante es la función de copia. Incluso podemos realizar una copia usando este método de arrastrar y soltar, pero para eso tendríamos que presionar Ctrl antes de hacer clic en el símbolo del que hablamos en el texto anterior. Esto hará que aparezca un nuevo símbolo como se muestra en la figura a continuación. Luego puede mantener presionada la tecla Ctrl y luego intentar arrastrar y soltar la celda en otro lugar, verá que este método copia el contenido de la celda en lugar de moverla.
4. Restricción de entrada
¿Qué sucede si solo deseamos un conjunto específico de valores en nuestra hoja, y aparece un valor de datos que proviene de fuera de nuestro rango previsto? Resulta que es un problema muchas veces mientras se trabaja en proyectos, y esto causa problemas con los resultados finales que pretendemos obtener. Para asegurarnos de que solo se agregue un cierto conjunto de valores, tomamos la ayuda de la validación de datos. Lo que hace es que nos permite restringir el rango y el tipo de datos que tomamos como entrada para nuestro sistema.
Para usar la función de validación de datos, uno debe seleccionar las celdas en las que se implementará la restricción , luego en la tira superior deberíamos hacer clic en los datos.
Al hacer clic en los datos, tendremos que hacer clic en Validación de datos como se muestra en la imagen. Esto nos llevará al cuadro de diálogo en el que podemos establecer los valores que queremos para nuestro sistema. Luego tendremos que seleccionar el tipo de entrada que nos gustaría permitir en las celdas seleccionadas haciendo clic en la opción de permitir en el cuadro de diálogo.
Por ejemplo, si seleccionamos números enteros, se nos pedirá que seleccionemos el rango de los números enteros que nos gustaría permitir. Al hacer esto, solo podremos ingresar datos en el rango que hemos mencionado. Tomando un ejemplo, tomamos el rango entre 12 y 111.
En el ejemplo que hemos tomado, puede ver que al ingresar un valor fuera de este rango, es decir, 222, recibimos un error de que el valor no es válido y el usuario ha impuesto una restricción sobre los valores que se pueden ingresar en esta celda
5. Obtener más estadísticas en la barra en la parte inferior
Cada vez que usamos Excel para ingresar datos en nuestras tablas en forma de números, vemos ciertas estadísticas o un tipo de resumen en la barra de estado a continuación, generalmente llevará el promedio, el recuento y la suma de los datos que seleccionamos en cualquier momento punto de tiempo.
Excel nos da ciertas opciones más para el resumen que obtenemos en la barra de estado, para explotarlo al máximo, uno puede hacer esto haciendo clic derecho en cualquier lugar de la barra de estado, una vez que haga clic derecho en la barra de estado, verá Una gran cantidad de opciones, entre las cuales se encuentran las opciones adicionales que Excel nos proporciona para el resumen de los datos que hemos seleccionado. Podemos elegir entre Promedio, Recuento, Recuento numérico, Mínimo, Máximo y Suma. En la imagen podemos ver cómo se ve nuestra barra de estado cuando seleccionamos para ver la mayoría de las opciones disponibles para nosotros.
6. Transformando el caso (mayúsculas, minúsculas) del texto
Hay una pequeña función que podemos usar para transformar el caso de nuestro texto, la función es bastante fácil de usar, todo lo que necesita hacer para esto es que debe escribir ‘ SUPERIOR (texto / celda) ‘ para mayúsculas, ‘ Minúscula (texto / celda) ‘ para minúsculas y finalmente ‘ Correcto (texto / celda) ‘ para formar la primera letra de la palabra mayúscula. Su uso se puede ver en las imágenes a continuación, con celdas que muestran el uso superior, inferior y adecuado junto con el resultado final que obtienen de él.
Caso superior
minúscula
Apropiado
7. Organice el texto de diferentes celdas usando ‘&’
Podemos agregar texto de diferentes celdas a una sola celda simplemente usando ‘&’, para esto todo lo que tenemos que hacer es comenzar a escribir en la celda con ‘=’ y luego hacer clic en las celdas una por una a las que debemos agregar nuestra nueva celda, también tendríamos que agregar ‘&’ después de hacer clic en cada celda que se agregará, ya que agregará el nombre de la celda en la que hemos hecho clic. Entonces se verá como el de la imagen de abajo.
8. Agregar múltiples filas o columnas a la vez
Todos sabemos cómo agregar una fila o una columna a nuestro documento de Excel, pero también debemos darnos cuenta de cómo podemos agregar múltiples filas o columnas de una vez en lugar de agregar una columna o una fila a la vez y luego repitiendo el proceso una y otra vez.
Para esto, primero necesitaremos seleccionar el número de filas que nos gustaría agregar, por ejemplo, si necesitamos agregar 4 filas nuevas a nuestra tabla ya existente, luego seleccionaremos 4 filas (debajo / arriba de las cuales necesitamos agregar filas) y luego haga clic derecho y haga clic en insertar. Se abrirá un pequeño cuadro de diálogo que nos permite seleccionar qué acción exacta debemos realizar en las filas / columnas seleccionadas.
Si presionamos toda la fila en el cuadro de diálogo, obtendremos 3 filas agregadas dentro de nuestra tabla. Puede jugar con el cuadro de diálogo de inserción para ver qué otras opciones tiene reservadas para usted.
9. Uso de la corrección automática
Si tiene el hábito de usar SMS o, en otras palabras, lenguaje breve en todos los lugares que escribe, o si tiene un mal historial de errores ortográficos para algunas palabras en particular, puede usar la función de corrección automática de MS Excel en su conveniencia. Para usarlo, primero deberá ir a Archivo> Opciones> Revisión> Opciones de Autocorrección . Aquí verá un cuadro de diálogo que le permitirá ingresar un texto para reemplazarlo con el texto con el que desea reemplazarlo. Puede agregar cualquier palabra que escriba mal, por ejemplo, puedo poner ‘frnz’ como una palabra para ser reemplazada por la palabra ‘amigos’, y cada vez que use la ortografía incorrecta (frnz), la autocorrección me corregirá (poniendo amigos en su lugar).
10. Extracción de datos de la página web usando datos-> de la web
Alguna vez se preguntó cómo se sentirá extraer datos directamente de un sitio web, supongamos que ve un sitio web y desea analizar algo en particular a partir de los datos presentes en esa página web en particular. Por ejemplo, si tomamos un sitio web con algunos nombres de facultad y convertimos esta página web directamente en datos de Excel utilizando una herramienta en línea como esta, lo que obtendremos es una tabla con algunos datos convertidos y finalmente podemos descargarlo como un archivo .csv para ver en Excel, en los datos que tenemos en la imagen a continuación, podemos ver todos los datos que teníamos en el sitio web en una forma bien organizada y tabulada.
Esta técnica también se puede utilizar para páginas con enormes cantidades de datos, que luego podemos analizar fácilmente en Excel.
11. Crear histograma de datos usando la opción de análisis de datos
Para crear un histograma, primero debemos agregar un complemento a nuestro Excel. Para este propósito, primero deberá ir a Archivo> Opciones> Complementos . Una vez que veamos la ventana / opciones de complementos, necesitaremos asegurarnos de que los complementos de Excel estén seleccionados en la opción Administrar cerca del extremo inferior del cuadro de diálogo de opciones. Una vez que seleccionamos los complementos de Excel, tendríamos que seleccionar ir para obtener un cuadro de diálogo para los complementos. En ese cuadro de diálogo, tendremos que verificar Analysis ToolPak y hacer clic en Aceptar.
Una vez que hayamos terminado con los requisitos previos anteriores, tendremos que ir a la opción Análisis de datos en la sección de análisis en Datos . Al hacer clic en él, se abrirá un pequeño cuadro de diálogo llamado Análisis de datos. En ese cuadro de diálogo tendremos que seleccionar el histograma y hacer clic en Aceptar. Luego nos pedirá que coloquemos un rango de datos de entrada en base al cual deseamos crear nuestro histograma. Luego podemos seleccionar las opciones apropiadas para crear el histograma que deseamos crear.
12. Formato condicional
El formato condicional es una herramienta poderosa que Excel incorpora, como su nombre lo indica, el formato condicional forma celdas en ciertas condiciones, por ejemplo, si tuviéramos que resaltar los estudiantes que han reprobado un examen en la clase con rojo, entonces usaríamos condicional formateo
Para hacerlo, tendríamos que seleccionar las celdas que se formatearán y luego haremos clic en la opción de formato condicional y luego podemos hacer clic en una nueva regla para hacer que se implemente una nueva regla en nuestros datos. En el siguiente ejemplo, todos los números de rollo con marcas entre 0 y 40 se marcarán con un rojo.
13. Uso del controlador de relleno para copiar el formato (formato avanzado)
Un controlador de relleno es una herramienta que nos muestra qué tan bien está hecho el software llamado Excel, es una de las herramientas más fáciles de usar en Excel; Aún así, el tipo de trabajo que hace es mucho más que muchas de las herramientas complicadas que tenemos a nuestro alrededor. Imagínese cómo se sentiría si le dijeran que solo necesita formatear una o dos celdas y que todas las demás celdas se resolverán con solo un clic y un arrastre. Lo que hace es que busca un patrón en las celdas y luego, a medida que lo arrastra, llena los valores que considera apropiados.
Para usar el controlador de relleno, debe ir a la esquina inferior derecha de su celda o las celdas seleccionadas, y verá un ‘+’ sólido. Si lo sostienes y lo arrastras, verás que ocurre la magia.
Ahora se explican a continuación una serie de opciones permitidas con el formato con un controlador de relleno.
En las imágenes a continuación, puede ver las opciones que obtiene al llenar ciertas celdas utilizando un controlador de relleno; las opciones incluyen Copiar celdas, Rellenar serie, Solo formato de relleno y Rellenar sin formato. Puede ver lo que hacen las últimas 3 opciones en las imágenes que acompañan este punto.
Serie de relleno
Solo formato de relleno
Rellenar sin formatear
14. Tener una copia transpuesta en vivo de una tabla
Sabemos cómo obtener una copia transpuesta de nuestros datos, si algunos de ustedes no lo hacen, no se preocupen todo lo que necesiten para copiar los datos que desean transponer y luego, al pegar, busque las opciones de pegar y luego haga clic en transponer, usted obtendré una versión transpuesta. Al tratarse de una operación normal de copiar y pegar, solo se creará una versión transpuesta fija de la tabla original.
Para hacer una versión transpuesta en vivo de sus datos, deberá hacer un poco más que simplemente copiar y pegar. Para ello, primero deberá ver cuántas filas y columnas tiene y luego seleccionar una versión transpuesta de esas columnas y filas. Por ejemplo, en las imágenes a continuación, puede ver que los datos que se copiarán tienen 9 filas y 2 columnas, y el área que seleccionamos después de eso tiene 9 columnas y 2 filas.
Al seleccionar estas nuevas columnas y filas, deberá escribir = Transponer (‘coordenadas de la esquina superior izquierda de sus celdas de datos’: ‘Coordenadas de la esquina inferior derecha de sus celdas de datos’), en las imágenes a continuación, resulta ser a1 y b9, por lo que la ecuación a ingresar se convierte en ‘= Transposición (A1: B9)’, al ingresar esta ecuación deberá presionar ‘ Shift + Ctrl + Enter ‘, y verá que ocurre la magia .
Se crea así una nueva tabla transpuesta, pero es una copia en vivo de la original, es decir, si realiza algún cambio en la original, también habrá cambios en esta tabla . Como puede ver en las imágenes a continuación, cuando se modifican los datos en B6, los datos en L10 cambian automáticamente. Una pequeña compensación es que no puede copiar el formato que tenían los datos en la tabla original, y es bastante evidente por el hecho de que 2 celdas amarillas no llevaron su color amarillo a las copias transpuestas en vivo.
15. Ingreso a Microcharts de Sparkline
Los micrográficos Sparkline son pequeños gráficos o cuadros que puede colocar en una celda. Se introdujeron en MS Word 2010 y pueden mejorar en gran medida la capacidad de visualización de nuestros datos de Excel. Para crear uno, primero debe seleccionar los datos a partir de los cuales desea crear un minigráfico y luego ir a Insertar> Línea .
Allí se le pedirá que ingrese la ubicación de destino de su minigráfico. Una vez que ingrese el destino, tendrá un hermoso gráfico de minigráficos esperándolo allí.
-ABHISHEK RAJ
