¿Cuál es la forma óptima de crear contraseñas de correo electrónico para toda una empresa?

Una opción sería generar una contraseña aleatoria para cada usuario y crear su cuenta en el estado “contraseña caducada” (tendrá una política de caducidad de contraseña, ¿verdad?). De esta forma, la contraseña aleatoria que envió es de un solo uso: se les pedirá que la cambien de inmediato la primera vez que inicien sesión.

Sin embargo, como Bart Loews sugirió en los comentarios, una solución mejor y más sencilla sería permitirles configurar su contraseña ellos mismos en alguna interfaz web o algo así. Tal vez pueda proporcionarles un enlace especial con un token si no desea abrir el registro, lo que lleva a la pantalla “configure su contraseña”. Nuevamente, como sugirió, debe tener reglas sobre qué contraseñas son contraseñas válidas.

En general, las contraseñas son una experiencia de usuario horrible, y siempre lo han sido. No solo son inconvenientes, sino que también suelen ser inseguros. No sé cuándo este problema finalmente se resolverá a nivel mundial, pero en una sola organización es bastante fácil: use SSO (inicio de sesión único), por ejemplo con una tarjeta inteligente para iniciar sesión en Windows Active Directory, y desde allí el servidor de correo electrónico (Exchange) y todo lo demás puede usar la autenticación de Windows, por lo que solo hay un código PIN para acceder a todo. Para un entorno libre, estoy seguro de que hay herramientas equivalentes (Kerberos / LDAP me viene a la mente).

Esta es mi opinión personal. Puedo compartir mis 2 centavos, pero tienes que sopesar los pros y los contras de cualquier solución que alguien proponga aquí. Es su compañía y la forma en que administra el riesgo es diferente de cómo otras compañías manejan su riesgo.
Podrá llegar a una conclusión de sentido común si hace las preguntas al revés.

a) Si envío la misma contraseña a todos, y suponiendo que el nombre de usuario es de algún patrón común ( [correo electrónico protegido] ), puedo adivinar fácilmente su contraseña. Entonces, ¿cuál es el riesgo? ¿Qué perderá la otra persona? ¿Qué perderá la empresa? ¿Qué pasa si envié correos electrónicos desde la otra cuenta …
b) Riesgo similar para un conjunto compartido de usuarios con la misma contraseña.
c) Contraseña única para todos: buena opción, pero piense en lo fácil que será recordar y restablecer la contraseña.

Las soluciones dependerán del sistema que tenga instalado. En lugar de enviar a todos “la contraseña”, ¿puede enviarles un enlace para restablecer la contraseña? Esto es algo que tendría que construir o aprovechar de la solución que tiene.

Usted menciona el “inicio de sesión de Outlook” y planea enviar un correo electrónico a todos para cambiar la contraseña, pero parece que los usuarios (empleados de su empresa) ya tienen un inicio de sesión. Entonces, ¿por qué no hacer un “cambio forzado de contraseña en el próximo inicio de sesión”? Esto puede ser un directorio (LDAP) basado en una solución personalizada.

Soluciones ideales
a) Si el usuario ya tiene algún tipo de inicio de sesión (incluso con la misma contraseña), consulte Si puede obligar al usuario a cambiar la contraseña durante el inicio de sesión.
b) Enviar un enlace para restablecer la contraseña, que es exclusivo de cada usuario.
c) Enviar una contraseña aleatoria compleja (pero no soy un gran admirador de esta solución).

De ninguna manera debe generar la misma contraseña o crear conjuntos que sean iguales. Los humanos somos criaturas perezosas y la mayoría de su empresa no se esforzará por cambiar las contraseñas por algo más seguro.

Lo ideal sería generar contraseñas relativamente seguras y proporcionar a los empleados que deseen cambiar la contraseña a otra opción la opción de hacerlo.

Outlook y otros clientes suelen configurarse una sola vez y lo más probable es que no tengan que ingresar la contraseña más de una vez a medida que se guardan en el cliente.

La creación de contraseñas de calidad inferior abre su empresa a posibles ataques en el futuro.

No estoy seguro de si está preguntando sobre el aspecto técnico (cómo configurar las contraseñas en un lote) o cómo deberían ser las contraseñas (complicado, …)

¿Tiene la capacidad de cambiar la contraseña de forma centralizada y de alguna manera configurar sus clientes? Si es así, elegiría contraseñas completamente al azar. Nadie los verá de todos modos.

Si los configura de forma centralizada pero luego necesitan escribirlos, busque una contraseña compuesta de cinco palabras aleatorias, todas en minúsculas. Esta es una contraseña perfecta, fácil de escribir.

No use una sola contraseña, pierde entre otros cualquier trazabilidad, privacidad, confidencialidad, …