Los sistemas manuales son excelentes porque son rápidos y fáciles de implementar. No necesita una computadora, solo papel y un bolígrafo, tal vez algunos formularios, y listo. Y esto funciona bien para escenarios pequeños como rodales de limón. (De acuerdo, y tal vez algunos más grandes, por supuesto, estoy siendo gracioso).
Sin embargo, una vez que es un gran negocio, no puede permitirse el lujo de manejar todo en papel. ¿A dónde va todo ese papel? ¿Y si necesita una copia de un documento que está en la oficina central y está sentado en una sucursal muy, muy lejos? Debería llamar por teléfono a la oficina central y pedirle a alguien que localice el documento y que le envíe una copia. ¿O qué pasaría si tuviera que enviar una copia de los documentos que tiene? Eso podría llevar años, y en los viejos tiempos, así es como funcionaban las cosas.
(Imaginemos que se le encomendó elaborar un informe sobre las ventas de productos durante los últimos 5 años. ¿Cuánto tiempo le llevaría eso si tuviera que buscar entre resmas de documentos físicos alojados en miles de cajones? ¿Qué tan preciso cree que sería ese informe? estar al final?)
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Mediante el uso de registros electrónicos, acelera el tiempo de respuesta, puede dar acceso a todos y controlar fácilmente el acceso. Y ahí es donde intervienen los sistemas de TI. Las cosas simples, como almacenar y recuperar o copiar documentos, se vuelven más fáciles en escenarios en los que se manejan miles o millones de documentos. Mediante el uso de bases de datos y aplicaciones para la entrada y recuperación de datos, los sistemas de TI pueden aplicar la estructura a los datos y hacer cumplir las reglas y procesos comerciales de la forma en que simplemente no puede hacerlo en papel.
Trabajo en TI, y a menudo me pregunto si un determinado proceso no funcionaría mejor manualmente, y a veces estoy seguro de que sí. Pero en el momento en que el proceso crece o comienza con muchas transacciones, es claramente mejor tratar la información electrónicamente.
De acuerdo, es costoso y, a veces, veo que se necesita más gente para implementar un sistema de lo que creo que hubiera sido necesario para ejecutar el proceso manualmente. Pero eso, creo que es un problema de personas, y no es culpa de la tecnología de la información en sí.
